Dicas para colaboradores e gestores aproveitarem melhor o home office.

 

Nos últimos anos, o home office tem se consolidado como uma tendência mundial. No Brasil, desde a reforma trabalhista de 2017, esse tipo de teletrabalho ou trabalho remoto já é uma possibilidade prevista por lei. Só que, na situação atual – com a expansão mundial do coronavírus (Covid-19) – o tema tem ganhado ainda mais relevância, já que muitas empresas têm orientado seus colaboradores a trabalhar em casa, para garantir a segurança e a saúde de todosA questão é que o Covid-19 espalha-se, principalmente, por meio do contato interpessoal. Portanto, segundo especialistas, o isolamento social ou confinamento é uma das melhores formas de controlar a propagação da doença. O que pode ser confirmado por exemplos como o da China, que já conseguiu reduzir o número de contágios por meio dessa estratégia.

Na opinião de Lucas Oggiam, consultor especializado no recrutamento de alta e média gerência, “empresas que não vêm o home office como possibilidade devem repensar seu posicionamento. O modelo alternativo de trabalho é fundamental para enfrentarmos situações de instabilidade sem colocarmos a saúde dos profissionais ou as atividades da instituição em risco”.

Porém, muitas empresas brasileiras ainda não têm uma cultura de trabalho remoto consolidada. E muitos profissionais podem encontrar dificuldades para que o trabalho renda em um ambiente que normalmente é dedicado à família e ao descanso.

A boa notícia é que, seguindo alguns passos simples, você pode garantir mais produtividade ao trabalhar em casa. Líderes e gestores também devem estar atentos a alguns pontos fundamentais para coordenar melhor a equipe durante o home office. Acompanhe estas dicas:

COLABORADORES: como organizar-se para trabalhar em casa?

Tudo tem seu tempo

Ao começar a fazer home office, um dos principais desafios enfrentados pela maioria dos trabalhadores é conseguir concentrar-se em meio a tantos motivos para distração: a cama, a televisão, a geladeira, os cuidados com a própria casa, etc. Além disso, com a maioria das escolas fechadas atualmente devido ao coronavírus, os pais ainda precisam encontrar uma alternativa para cuidar das crianças.

Portanto, para ser mais produtivo, é essencial fazer uma boa gestão do seu tempo. Afinal, distrair-se é algo comum e até saudável para o seu cérebro. A questão é perceber que existe um tempo para cada coisa.

Planeje seu dia. Reserve tempo suficiente para reuniões e tarefas que exigem mais concentração. Destine um momento para as refeições principais e para lanches ao longo do dia. Se você tem filhos, reserve um tempo também para estar com eles. E não deixe de explicar que, em outros momentos, você precisará de concentração para trabalhar sem ser interrompido.

Duas boas dicas são: começar fazendo tudo com minutos contados (até se acostumar, pelo menos) e intercalar períodos de concentração e de distração. Você pode inclusive ativar despertadores para te ajudar nessa missão.

Um exemplo:

8h – 8h30 higiene pessoal e alongamento
8h30 – 9h café da manhã
9h – 9h45 trabalho
9h45 – 10h checar notícias ou redes sociais
10h – 10h45 trabalho
10h45 – 11h lanche com as crianças
11h – 11h45 trabalho
11h45 – 12h cuidar da casa
12h – 12h45 trabalho
12h45 – 13h30 almoço

Até aqui, já deu para ter uma ideia? Que tal testar uma programação como essas (adaptada a sua realidade, claro) para ser mais produtivo ao trabalhar em casa? Só não deixe de alinhar com o chefe e com a equipe o tempo para eventuais reuniões e reportes. Assim, você não corre o risco de perder prazos e consegue coordenar seu trabalho com o dos demais colaboradores da empresa.

SAIBA MAIS EM Como aumentar sua produtividade?

Valorize seu espaço

Outro ponto importante para ser mais produtivo ao trabalhar em casa é encontrar o ambiente ideal para você. O mais recomendável é buscar um espaço iluminado, com bom sinal de internet, temperatura agradável e sem muitas distrações. Contar com uma mesa de altura conveniente e uma cadeira confortável em que você possa sentar-se com postura adequada também ajuda. Se não for possível, vale usar a mesa de jantar ou da cozinha e ajustar a altura do computador ou notebook com alguns livros empilhados. Mas evite distrações durante os momentos dedicados ao trabalho: desligue a TV e deixe o controle fora do alcance das mãos, faça logoff das redes sociais, silencie os grupos de chat que não sejam de trabalho e, se for o caso, use fones de ouvido para evitar a variedade de ruídos de fundo.

Mantendo as aparências

Mesmo que você não tenha chamadas de vídeo ou videoconferências programadas, trabalhar de pijama não é o ideal. Segundo especialistas, esse tipo de conforto extra pode condicionar o cérebro a reduzir o ritmo das atividades. Em contrapartida, também não costuma ser necessário vestir-se socialmente, maquear-se, etc., exceto em casos de reuniões virtuais que exijam esse tipo de apresentação mais formal.

De toda forma, o mais indicado é manter sua rotina de asseio matinal diária, vestir roupas leves e ter um blazer por perto, caso precise fazer uma reunião por vídeo de repente.

Bloco de notas: um grande aliado

Pode ser em um bloco de papel ou digital. O importante é que tomar notas ajuda a manter a concentração e a organização e também colabora para aumentar sua produtividade.

Primeiro porque você pode anotar todos os seus afazeres e assim tem condições de visualizar e planejar melhor suas atividades.

Segundo porque, com o bloco de notas sempre à mão, você também pode registrar aquelas pendências de que vai lembrando ao tentar concentrar-se em uma atividade. Esse tipo de distração do nosso cérebro é mais comum do que se imagina. E anotar essas outras tarefas que vêm à mente é uma forma de liberar-se dessas preocupações imediatas para voltar ao seu foco.

Além disso, riscar, tachar ou apagar os afazeres já realizados são atitudes que funcionam como uma espécie de recompensa para o intelecto, estimulando a autoconfiança e a produtividade.

Está gostando dessas dicas? Quer conhecer outros pontos fundamentais sobre a organização do trabalho remoto e entender as responsabilidades de líderes e trabalhadores nesse novo panorama? Confira:

LÍDERES: como coordenar o home office?

Todos sabem o que têm que fazer?

Uma questão primordial para que o trabalho de toda a empresa continue sendo produtivo e rentável é que os profissionais que estiverem trabalhando em casa saibam exatamente quais são suas atribuições, suas tarefas e suas prioridades.

Líderes e gestores, em geral, são os responsáveis por essas definições, assim como pelo estabelecimento de prazos. Mas é importante que os colaboradores sejam plenamente informados e saibam a quem recorrer em caso de dúvidas ou para obter outras informações. E isso nos leva a considerar outro aspecto fundamental do home office. Veja:

Comunicação não pode faltar

Se a equipe não está reunida no mesmo espaço físico, é essencial que se integre a todos de outras formas. A comunicação é a chave do sucesso para alinhar expectativas, tarefas, horários, prazos e acompanhamento de resultados.

Felizmente, em tempos de intensa comunicação virtual, não é difícil conectar toda a equipe. Pode ser através de um grupo de WhatsApp ou por meio de aplicativos empresariais específicos, como o Slack ou o Trello. Logicamente, o e-mail empresarial continua sendo útil, mas os grupos virtuais de chat ou de projetos oferecem funcionalidades extras para a comunicação e a coordenação de trabalhos.

De todo modo, pode ser interessante estabelecer algumas boas práticas para essa comunicação. Por exemplo, deixar que os colaboradores comentem todo tipo de assunto no grupo de chat profissional não é favorável, já que alguns dos membros podem perder interesse pelas notificações do grupo e acabar saltando algo importante. Também é bom evitar mensagens fora do conhecido horário de trabalho, para não perturbar o descanso dos outros.

Novas responsabilidades

Para controlar o cumprimento de prazos, acompanhar metas e resultados individuais e de grupos, outro ponto importante é esclarecer a quem vai trabalhar em casa que haverá novas responsabilidades.

Líderes e gestores podem, por exemplo, pedir a cada trabalhador que faça diariamente (ou com outra frequência adequada) um relatório de suas tarefas realizadas e de suas pendências.

Combinar reuniões por chat ou videoconferências com determinados grupos e entre setores também é importante para manter a todos atualizados e comprometidos. Não se trata, porém, de vigiar os colaboradores, pedindo, por exemplo, que deixem a webcam ligada durante todo o período de trabalho (o que pode ser considerado prática abusiva). Mas sim de manter uma boa comunicação e uma boa gestão do trabalho remoto. Saiba mais:

Confiança é essencial

Alguns líderes e gestores preocupam-se que a produtividade dos trabalhadores seja reduzida sem uma constante vigilância de suas atividades. E é verdade que nem todos se adaptam facilmente ao regime de home office (não exatamente pela falta de vigilância, como explicado acima). Contudo, é preciso ter confiança nos profissionais contratados e na equipe como um todo. É válido saber, inclusive, que, muitas vezes, esse voto de confiança motiva e engaja os trabalhadores. A liberdade de trabalhar em casa pode até tornar alguns profissionais mais produtivos.

Em todo caso, diante de situações adversas como todos estamos vivendo, o melhor é confiar em sua equipe, conectar e motivar a todos para conseguir os melhores resultados.

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Fonte: O Seu Dinheiro Vale Mais

 

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